שלב ראשון: שנו את סט השאלות
בחנו מהם הצרכים העדכניים של הארגון ואילו יכולות חסרות בצוות הקיים. כאשר מדובר על החלפה של עובד קיים השתדלו לצאת מחיפוש עובד שבדיוק יכנס למשבצת הקיימת. בחנו את המצב באמצעות הצבה של שאלות חדשות הבוחנות מה צריך במקום מה נעשה?
בשיחות שאני מקיים עם ארגונים סביב תחלופת עובדים, העלאת שאלות חדשות מובילה לתשובות מפתיעות שיכולות לשנות את כל אסטרטגיית הגיוס.
לפתע מבינים שאולי התפקיד מיותר וניתן לחלק אותו בין עובדים קיימים, או שהתפקיד התפתח לכיוונים שכלל לא תוכננו או כאלו שאינם רלוונטיים עוד.
שלב שני: הגדירו את התפקיד
הבנתם איזו פונקציות אתם צריכים למלא, פנו להגדרות התפקיד המתארות את היום שאחרי הקבלה לעבודה. סדרו את הפעולות השונות על פי סדר חשיבותם. ייתכן מאוד שחלק מההגדרות יתפתחו לאחר צבירת ניסיון וידע ציינו זאת לעצמכם, כך שלא תהיו מאוכזבים משלבי הקליטה.
לאחר הגדרת המשימות המצופות מבעל המשרה המיועד, רשמו מהם הכישורים הרלוונטיים לעמידה בתנאי התפקיד. שימו לב שאתם מבחינים בין תכונות אופי, ידע ומיומנויות. חשוב לזכור שאופי קשה מאוד לשנות ולכן תכונות האופי המתאימות לתפקיד הן יסוד מהותי להצלחה. התבוננו באופי הרצוי מנקודת מבט הלוקחת בחשבון את התרבות הארגונית הקיימת בארגונכם. זכרו גם אדם עם אופי נהדר אך עם פערי תקשורת ותרבות לא יוכל לשגשג בארגונכם ללא מותאמות לתרבות הארגונית הקיימת.
אחרי תכונות האופי הרלוונטיות רישמו מהו הידע הרצוי שעל המועמד להביא עימו (שנות ניסיון, ידע פורמאלי ובלתי פורמאלי) ולבסוף פנו למיומנויות. על פי רוב מיומנויות ניתן ללמד לאורך זמן ואדם עם כישורי למידה ומוטיבציה יוכל להגשים פערים. תכונות אופי וידע הם תחומים שקשה יותר להשלים או לשנות, קחו זאת בחשבון.
שלב שלישי: הפכו את החיפוש למשימה קבוצתית
אחרי שיש בידכם את ההגדרה הראשונית, חיזרו לצוות הקיים ותשאלו אותו האם הגדרות התפקיד עונות על הצרכים בצוות. הפניה אל הצוות רותמת את כלל חברי הצוות לתהליך ומאפשרת לזהות אזורי עיוורן שאין למנהל הנמצא בין אם ירצה ובין אם לא ירצה בריחוק מהשטח. בנוסף הפיכת החיפוש למשימה קבוצתית תסייע גם לטווח הרחוק בכך שהיא תיצור בקרב חברי הצוות תחושה של שותפות, דבר שיסייע גם בימי הקליטה והכניסה לתפקיד.
כנסו לטיפים נוספים בנושא פיתוח מחוברות עובדים >>>
שלב רביעי: הציבו מכוון ברור לתפקיד
תהליך חיפוש עובדים הוא מתיש וסזיפי, הוא לוקח זמן ולבסוף הוא נושא עימו התפשרות מובנת הנוצרת במפגש שבין איש החלומות לבין המציאות. אי אפשר למלא את כל החלומות לכן חשוב מאוד לדרג את התכונות, הידע והמיומנויות על פי סדר חשיבותם. המכוון יסייע כבר בשלבים הראשונים של סינון קורות החיים והראיונות, לזהות את התחומים בהם לא תוכלו להתפשר, את אלו שיתווספו את הזמן ואלו שהם בונוס נאה (NICE TO HAVE).
שלב חמישי: צאו לדרך מצוידים בסקרנות ביקורתית
היכרות עם אנשים חדשים תמיד נושאת עימה תחושה של גילוי. בואו לשיחות עם המועמדים בסקרנות. כהזמנות להכרת אנשים חדשים, ארגונים שונים בשדה העשיה שלכם ונקודות מבט ופרשנות כל השדה המקצועי בו אתם פועלים.
לצד הסקרנות היו ביקורתיים. אנו נמצאים בעידן של טייטלים ריקים מתוכן ומגיבובי מילים שאינם מלמדים דבר על האדם שמולנו. סקרנות מלווה בחוש ביקורתי תאפשר לכם להבדיל את המוץ מהתבן.
פעם אחר פעם אני מופתע מכך שלא צריכים לשאול שאלות יצירתיות מדי פשוט להעמיק בקורות חיים ולבקש הסברים. "כתבת שאתה ראש גדול, במה זה בא לידי ביטוי", "את מומחית בתוכנות מעולה, איזה פונקציות את עובדת ביום יום", "את אוהבת להוביל צוותים ספרי על מקרה בו הובלת". שאלות פשוטות אלו לרוב חושפות פערים מביכים בין המילים הגדולות למציאות.
חשוב מאוד להכין סט שאלות ולבחון את שלושת הממדים עליהם דיברנו: תכונות אופי, ידע ומיומנויות. בנוסף לתשובות האינפורמטיביות הראיונות גם יאפשרו לבחון דינמיקות בין אישיות. בכל מקרה לעולם אל תראיינו לבד, והעדיפו לקיים לפחות שני ראיונות בהם תוכלו לשאול שאלות דומות מזווית מגוונות.
שלב שישי: זה לא נגמר עד שזה לא נגמר
תהליך החיפוש רצוף בהפתעות אל תברכו על המוגמר עד שהחוזה החתום לא מונח בידכם. לאורך השנים הייתי עד למקרים רבים של חרטה, רצון לשינוי תנאים ובעיקר להתנהלות שלפתע מדליקה נורות אדומות. שימו לב לכל פרט בדרך משלב השיחה המקדימה ועד לחתימה. פעמים רבות אופי השיחות, השאלות שעולות וגם ההתנהלות יכולות לנבא על העובד שאתם עתידים לגייס.
לסיכום, סביבה ארגונית היא כמו מערכת ביולוגית, כל כניסה של משתנה חדש יכולה לשנות אותה מהקצה אל הקצה. הדנימיקה, השיח, תרבות העבודה. כל אלו יכולים להשתנות עם הגעתם של עובדים חדשים. לכן זכרו איוש משרה הוא אף פעם לא הליך תכני אלא מהותי היכול ליצור אדוות רחבות בהרבה מהתפקיד הפורמאלי. מתוך הבנה זו צאו לגיוס עם סקרנות ורצון ללמוד לא רק על המועמד שיבוא אלא גם על הארגון שלכם ועל עצמכם. אלו ממכם שיהיו מצוידים בתכונות אלו יוכלו להפוך את שלבי הגיוס להזדמנות להתפתחות אישית ומקצועית.
צריכים סיוע וליווי לאורך התהליך אשמח לסייע ביצירת התהליך והפיכתו לתהליך אסטרטגי. לאחר עשרות גיוסים במגזרים שונים אני מבין שלעיתים מומחה בתהליך חשוב לא פחות ממומחה התוכן הנמצא זה מכבר בארגונכם.
לשירותים נוספים בתחום פיתוח אסטרטגי .
