מאת:
אברהם אייזן – בעל תואר מוסמך במדיניות ציבורית מהאוניברסיטה העברית. בוגר בית הספר תפנית בייעוץ ארגוני. בעל 15 שנות ניסיון בניהול והובלת פרויקטים חוצי מגזרים
אנו חיים בעידן כאוטי רווי בשינויים ותהפוכות. אין יום שמהדורת החדשות לא מפתיע אותנו. מיסים, שינוי מדיניות בינ-לאומית, עליות מחירים ומבצעים צבאיים. רוב הידיעות הללו הן במרחב הדאגה שלנו אין לנו אפשרות להשפיע עליהן. לעומת זאת ישנם לא מעט דברים שהם במרחבי ההשפעה שלנו. החל מהאופן בו אנו מפרשים את המציאות ועד לפעולות הפרו-אקטיביות שאנו נוקטים כדי לשנות את מציאות חיינו. אם כן כפי שהציע המנטור סטיבן קובי ז"ל מקדו את כוחם במרחב ההשפעה שלכם.
תוכניות עבודה הן מורכבות ולכן חשוב לזהות את ראשית הצירים של התהליך. אני מציע להתמקד במנועי הצמיחה, כלומר במקומות בהם השקעת האנרגיות תוביל לשינוי הגדול ביותר. לא עוד גידול של אחוזים בודדים אלא שינוי תפיסתי / אסטרטגי שיחולל שינוי.
לעיתים אני פוגש ארגונים שעוסקים בטיוב תהליכים קיימים היכולים להוביל לשינוי קטן בתוצאות הארגוניות. בעוד שפיתוח של אפיקים חדשים לעשיה מונחים בקרן זווית. בדרך כלל זה נובע מתוך רצון להישאר במוכר ובבטוח ומהחשש לצאת מאזור הנוחות. המיקוד במנועי הצמיחה מחייב התבוננות לא היכן שקל אלא היכן שמשמעותי ושם לרכז את המאמץ.
תוכניות מורכבות מדי מובילות לא פעם לדחיינות. אנו מביטים בלוח המשימות ופשוט מחליטים לעבור למשהו יותר ממוקד, בתקווה שיגיע היום שיהיה לנו זמן לעסוק בדברים הגדולים. "ביולי יש ירידה בפעילות ונוכל להתעסק באסטרטגיה". אגלה לכם סוד תמיד צצים דברים חדשים ואותה ירידה מיוחלת לא מגיעה לעולם. אם נכניס לכך את החשש מגודל המשימה והרי לכם תוכנית שלא תתפתח לעולם.
לכן קחו את תוכנית העבודה וחלקו אותה למשימות קטנות (Baby Steps). כאלו שגם יאפשרו לכם לחוש התקדמות ולשחרר דופמין וגם יסייעו בהקטנת החרדה מגודל המשימה.
המעבר מתוכנית כתובה לביצוע הוא תהליך קשה וסיזיפי המרובה בעליות ומורדות. לכן חשוב לזהות את נקודות ההצלחה ולשתף עם שאר חברי הצוות כאשר מחוללים אותם. בעבודה עם צוותים שונים גיליתי שמעבר משותף על גיליון אקסל / MONDY בו רשומות המשימות שבוצעו עם התובנות שעלו, מסייעת ליצירת תחושת שותפות. מעלה את תחושת ההישג ומדרבנת לעשיה גם של אלו שמתמהמהים.
בנוסף אפשר להגדיר "חבר למסע" אותו אתם משתפים בהתקדמות ובהתלבטויות לאורך הדרך. תוכלו לפתוח קבוצת וואטס אפ ייעודית לעדכונים ובכך להרגיש שאתם מתמודדים יחד עם האתגר.
הדחוף תמיד ידחוק את החשוב ולכן כדי לעסוק בדברים החשובים צריך לתת להם מקום ביומן ולא להשאירם ליד המקרה. הקדשת הזמן צריכה להתקיים גם ברמה הפרטנית לביצוע משימות שלקחתם על עצמכם וגם ברמה הציוותית המאפשרת לכם לחלוק את המידע, לבצע סיעור מוחות ולקדם ביחד את המטרות המשותפות.
כדי לעמוד בכך קבעו משבצות זמן ברורות ותנו להם כותרת ברורה "זמן לתכנון" / "פורום אסטרטגיה" וכו'. זהו זמן משמעותי שלכם עם עצמכם או עם הצוות. לכן אל תמסמסו אותו במינהלות או במשימות דחופות. בנוסף הקפידו על ביצוע המפגשים גם אם אין התקדמות מרשימה, לעצמם המפגש ישנו חשיבות להאצת התהליכים ולדיוק רמת המחויבות המשותפת.
לעיתים הצוות הקבוע כבר מכיר את דפוסי החשיבה של החברים בו. הדבר מוביל להתקבעות מחשבתית, הדברים חוזרים על עצמם וכל אחד מהמשתתפים כבר משלים את המשפטים של שאר חברי הצוות. זה אולי מצחיק בהתחלה אך זהו תהליך שמוביל להתקבעות מסוכנת. לכן חשוב להרחיב את מעגלי השיח באמצעות צירוף של אנשים נוספים לחשיבה. לדוגמא: מקבל שירות שיכול לדבר על חווית הלקוח, שותף שעימו מתקיים שיתוף פעולה, מנהל ביניים שאינו חלק מהפורום בדרך כלל ועוד. הרחבת נקודת המבט תאפשר ריענון של השיח והוספה של פרספקטיבות הנעדרות מהדיון הקבוע.
לאחרונה בחנתי שיתוף פעולה עם יועצת מתחום משיק. לקראת הפגישה הכנתי מצגת המסבירה על המודל העיסקי שלי ועל האתגרים שעומדים בפני. לפתע תהליך ההכנה אפשר לי לשאול שאלות חדשות, למקד ולדייק נתונים. כשנפגשנו השאלות החדשות שהיא העלתה פתחו בפני עולם של אפשרויות שכלל לא ראיתי, כי פשוט כבר התרגלתי לתת תשובות קבועות לשאלות קבועות. המבט החדש היה לא רק מרענן אלא מחולל של שינוי תפיסתי.
"המסע האמיתי אינו בהגעה למחוזות חדשים, אלא באימוץ נקודת מבט חדשה" פרואסט
