עמותות ומיזמים חברתיים רוצים לחולל שינוי במציאות, ליצור אימפקט ולהגדיל את מספר המוטבים. אולם בין החזון החברתי המרגש לבין המציאות פעורה תהום תקציבית. רעיון טוב ככל שיהיה אינו יכול להתקיים ללא מימון ישיר ועקיף. בסופו של דבר צריך לשלם משכורות, להעביר תקציבים לפעילות ולקדם את המטרות שלשמם התכנסו. על פי רוב עמותות בונות את תקציבן על בסיס שלושה עוגנים: הכנסות עצמיות (שירותים שמוכרים לקהל המוטבים), תרומות ומימון ממשלתי. המימון הממשלתי מהווה כ-39% מסך ההכנסות של המגזר השלישי בישראל. כספים אלו ניתנים בשלושה דרכים: מכרזים, תמיכות ומיזמים משותפים. במאמר שלפניכם אתרכז במיזם המשותף, אסביר מהו, כיצד ניתן לגשת אליו ומהם הדגשים שיש לשים אליהם לב בטרם יוצאים לדרך.
מהו מיזם משותף?
מיזם משותף הוא הליך בו המדינה מקיימת התקשרות עם גוף ללא מכרז, לאחר שהוכח לוועדת המכרזים במשרד שההתקשרות בין המדינה לעמותה הינה ייחודית ונדרשת לפרק זמן קצוב ומהיר. על פי רוב תקופת ההתקשרות בהליך של מיזם משותף, מוגבלת בזמן, ולאחר תקופה קצובה הייעוץ המשפטי של המשרד הממשלתי ישאף לצאת למכרז. המאפשר לגופים שונים להתחרות ולהציג את יכולותיהם ובכך להגדיל את ההיצע ממנו יכולה המדינה לבחור תוכניות. לכן כבר בשלבי התכנון של המיזם חשוב לדעת האם מדובר במיזם נקודתי או בפרויקט ארוך טווח. הדבר משמעותי מאוד בביצוע ובעיקר בתכנון הרואה פני עתיד.
מה ההבדל בין מיזם משותף ומכרז?
במכרז המדינה רוכשת שירותים מהספק על פי מחיר מוסכם ליחידת מוצר. לעומת זאת על פי הוראות החשב הכללי במיזם משותף ההתקשרות בין המדינה לבין העמותה הוא על בסיס שקל מול שקל. כלומר על העמותה להראות גם בתכנון וגם בביצוע שעל כל שקל ממשלתי הושקע על ידי העמותה שקל נוסף שניתן לראותו במאזן.
בבואכם לבנות את התקציב שימו לב- ההכנסות מהפעילות עצמה אינן נחשבות כסכום שניתן לסווג כמצ'ינג. לכן הכנסות המיזם יוכלות להיות מורכבות מכספי הממשלה, מתרומות מובחנות ומהכנסות בשווי כסף הרשומות בספרים (עלות שעות התנדבות, שימוש במבנה של העמותה וכו').
לא לשכוח, כלל הדו"חות שיוגשו למיזם יעברו בקרה וחתימה של רואה חשבון ועל כן חשוב מבעוד מועד לסווג הכנסות והוצאות רלוונטיות ולפתוח "מרכזי רווח" הייחודים למיזם.
בשונה ממכרז בו התשלום הממשלתי מועבר לאחר דיווח לכל אורכה של השנה, במיזם משותף הכספים מועברים רק בסופו. או בצורה מדויקת יותר לאחר שהמיזם הסתיים ומוגש דו"ח מבוקר על ידי רואה החשבון (הדו"ח ייחתם רק לאחר קבלה ורישום של כלל ההוצאות). כלומר יכול להיות פער של שבעה חודשים בין סיום הפרויקט לבין ההעברה בפועל, ופער של למעלה משנה ממועד ההוצאה בפועל ועד ההעברה. לעמותות ללא עורף כלכלי משמעותי פער זה יכול להוות אתגר משמעותי שצריך להתכונן אליו מבעוד מועד.
איך נערכים למיזם משותף?
שלב 1- מוצאים שותף
בשונה ממכרז שנהגה וניזום על ידי המשרד הממשלתי, היוזמה לקיום מיזם משותף מגיעה דווקא מהעמותה החפצה לקדם שירות ומענה. על כן השלב הראשוני הוא למצוא את בעל העניין במשרד הממשלתי שרוצה לקדם את הפתרון המוצע. חשוב להבין שבעל העניין במשרד הממשלתי יצטרך להתייצב מול וועדת המכרזים ולהציג את המיזם. יהיה עליו לשכנע את החברים שהמיזם עומד במספר פרמטרים:
- המיזם ייחודי.
- אינו יכול להתקיים בהליך מכרזי רגיל.
- השותף במיזם (אתם) מביא עימו ניסיון ייחודי וחדשני.
- אין בנמצא ובלוחות הזמנים הקיימים אפשרות לפנות להליך מכרזי מלא.
עמידה מול וועדה שכזו אינה פשוטה ודורשת התגייסות והשקעת משאבי זמן וחשיפה ללא מעט ביקורות. על כן לא די ברעיון חדשני היוצר אימפקט אלא יש צורך במציאת שותף מסור המאמין בכם ובמענה המשותף המהווה WIN\WIN מובחן למשרד המשתתף, למוטבים ולעמותה.
שלב 2- כותבים תוכנית עבודה
תוכנית העבודה היא המפה המשותפת שלכם, וודאו שהיא בהירה תמציתית וכוללת התייחסות לנושאים הבאים:
- תיאור של הצורך עליו המיזם בא לתת מענה.
- מיפוי מענים קיימים.
- הבהרה מהי הבשורה החדשנית שהמיזם מביא עימו.
- ניסיון ייחודי שהשותף מביא למיזם.
- ראציונאל.
- מטרות ויעדים.
- שלבים לביצוע.
- תוכנית תקציבית מפורטת (הוצאות והכנסות, המתייחסות להתניות של מיזם משותף 50\50).
- תהליך בקרה והערכה, תוך שימת דגש על וועדת היגוי משותפת למשרד ולעמותה.
שלב 3- נערכים תקציבית ותזרימית
המיזם המשותף מביא עימו אתגר תזרימי לא פשוט לעמותות, הוא מצריך אורך נשימה של למעלה משנה ממועד הביצוע ועד להעברת הכספים בפועל. ככל שהמיזם גדול יותר והכספים מהמדינה מהווים "כסף חי" אל מול "שווה כסף" ששמה העמותה, האתגר גדול יותר. גם אם אתם משלמים לספקים שוטף+ שכח אותי, עדיין תאלצו להעביר תקופות ממשוכות בהם תוציאו כספים מקופת העמותה ללא מימון מהמדינה.
חשוב מאוד שתערכו מראש לאתגר התזרימי ותבינו את המשמעויות הכספיות לטווח הקצר והארוך, כך שבסוף המיזם לא תעמדו מול שוקת שבורה.
שלב 4- יוצאים לביצוע
מיזם משותף מבוסס על שותפות ועל פי רוב הוא מעין חממה ליזמות חברתית. כיאה למיזם שבמרכזו המילה שותפיות, חשוב שכלל השותפים ירגישו שהם לוקחים חלק משלב התכנון ועד לביצוע. לכן הקימו וועדת היגוי, כתבו פרוטוקולים בהם תבחנו את התקדמות המיזם ואת הדרכים בהם התמודדתם עם האתגרים שעלו. שימרו על הידע הארגוני שנצבר לאורך התהליך. קיומו יסייע לכם לטייב את השירות, להיערך למכרז עתידי ולעמוד בביקורת אם וכאשר תתרגש עליכם.
מיזם משותף מתחברים למוביל הארצי
מיזם משותף מהווה הזדמנות לעמותות להתחבר לתקציבים ממשלתיים, ובכך להתחבר למוביל הארצי (39% מסך ההכנסות של המגזר השלישי). בנוסף לפתיחתו של ערוץ מימוני המיזם מאפשר לפתח יוזמות חדשניות, להתחבר לגורמים בשלטון ולמצב אתכם במרחבים המקצועיים בהם מתעצבת מדיניות. מיזמים יסייעו לכם לצבור ידע, ניסיון וקשרים ידע שיסייעו לכם לזכות לאחר מכן במכרזים במשרדים עימם קיימתם מיזמים. בנייתה של תשתית נכונה תבטיח שהמיזם לא יהווה סוף פסוק אלא תשתית לפעילות עתידית.
עם כאלו הזדמנויות אין מה להירתע, אלא יש לפעול בנחישות ובזהירות לקידום המיזמים. לא להסתנוור מהיקפים תקציביים והרחבת היקפי הפעילות ולזכור שבסופו של דבר העמותה צריכה לראות את היום שאחרי המיזם. כך שהיא גם צוברת ניסיון אך גם לא מסתכנת תזרימית ותקציבית.
אם אתם חפצים בבניית תשתיות ולא לרוץ מפרויקט לפרויקט, בצעו את התהליך בצורה מקצועית ומתוכננת, הרואה "סוף מעשה במחשבה תחילה". אני מזמין אתכם לא לבצע את התהליך לבד, קבעו פגישת ייעוץ אסטרטגית שתסייע לכם להיערך מבעוד מועד. יחד נתכנן, נכתוב את ההצעה התוכנית והתקציבית ונערך משלב החתימה ועד לקבלת התשלום בפועל.
