תוכנית אסטרטגית מדריך בשישה שלבים

תכנית אסטרטגית מסמלת את המעבר מרעיון נחמד, לתוכנית הרותמת שותפים, מניחה תשתיות ומשנה מציאות. עבור אלו הרוצים להתחיל אך לא יודעים כיצד , הצבתי שישה שלבים ישימים בבניית תוכנית אסטרטגית ההופכת רעיון חביב לתוכנית עבודה. רגע לפני היציאה לדרך, קחו את התהליך כהזדמנות לשיח שיסייע לכם לקבל תובנות מהעובדים, השותפים וחברי ההנהלה . יחד פתחו אופקים ותגבשו תוכנית שתאפשר לכם להעפיל לפסגות חדשות.

שלב ראשון- ציירו תמונת עתיד

התנתקו מהמולת היום יום, קחו דף חלק ורשמו\ציירו, תשובה לשתי שאלות שיהוו עבורכם את המגדלור במסע להפיכתו של החלום למציאות:

• מהי תמונת העתיד הרצויה מבחינתכם?
• מתי תרגישו שהינה הגשמתם את החלום וניתן לעבור לדבר הבא?

לאחר שהעליתם אותה בדמיונכם נסחו אותה בשתיים שלוש שורות קצרות- זהו החזון שלכם. הוא אינו אמור להשתנות במהירות, אלא ללוותכם לאורכו של המסע.

שלב שני- זהו מהו הערך המוסף שאתם מביאים עמכם?

יש לכם תמונת עתיד, אך אינכם לבד. בישראל לבדה יש עשרות אלפי עמותות ומאות אלפי עסקים. השוק רווי ולפני שיוצאים לדרך יש להבין, מהו הערך המוסף שאתם מביאים עמכם? מהי הנישה הייחודית בה תטפלו?

תכנית אסטרטגית תקל עליכם לזהות את הערך המוסף שלכם ולהבליט את ייחודכם בשוק.

שימו לב, הלקוח הוא המגדיר את הערך המוסף ולא אתם.

שימו לב להבדל בין משתמש, מי שנהנה בפועל מהשירות לבין הלקוח, מי שמשלם על השירות. זוכרים את הפרסומת "בשבילו זה דני בשבילך זה חלב". המפרסמים שהביאו לעולם את דני קלטו את הסיפור, האמא שרוכשת את המוצר היא לקוח אך בלי חיוכו של המשתמש, הילד, ארנקה יישאר עמוק בכיס.

בפעילויות המבוצעות על ידי המגזר שלישי המוטבים הם המשתמשים (הקשישים במרכז היום, הילד בחוג, הילדה בתוכנית המנהיגות) כל אלו הם משתמשים. בעוד שמי שמשלם ההורים, הרשות המקומית, המשרד הממשלתי הם הלקוחות.

שלב שלישי- מפו את הזירה בה אתם פועלים

אינכם עובדים בחלל ריק על מנת להצליח יש לרתום שותפים נוספים. בין אם אתם מחפשים שותפים מהמגזר הציבורי (שלטון מרכזי/מקומי) ובין אם המבט מופנה לתורמים/משקיעים. תכנית אסטרטגית תסייע לכם להבין את האינטרסים של הגורמים השונים ולזהות את הצורך הייחודי שלהם. מיפוי הצרכים יסייע לכם למצוא את חלון ההזדמנויות (Gap of Opportunity) דרכו תוכלו לבסס את פעולותיכם.

בתרגיל החשיבה הכניסו את עצמכם לנעליהם של השותפים ונסו לראות את המציאות הסובבת דרך נקודת מבטם. הסתייעו בשאלות העוזרות לפשט את הזירה בה אתם פועלים:

• מיהן העמותות הנותנות מענה בתחום בו אנו פועלים?
• מיהם גורמי המימון?
• האם יש קרנות התורמות באופן ייעודי לתחומים אלו?
• מה הסיכוי ליצור מנגנון הכנסות עצמיות?
• מיהם השותפים הפוטנציאלים ומהם האינטרסים שלהם?

להרחבה מומלץ להיכנס לארגז הכלים למיפוי שותפים של ארגון שיתופים, המציע כלים פרקטיים לעבודה. לטובת המיפוי אני מסתייע במפת חשיבה, יש טמפלטים רבים ברשת אין הרבה הבדל ביניהם. הדבר החשוב הוא להסתייע בכלי שעוזר לראות תמונה רחבה (לדוגמא- Mindmaster)

שלב רביעי- הציבו מטרות ויעדים

עתה כשאתם מצוידים בתמונת עתיד, בערך מוסף ובמיפוי הסביבה הארגונית הגיע הזמן להצבת מטרות ויעדים. הסתפקו בשלוש עד ארבע מטרות המהוות את התימות המרכזיות מהן נגזרת הפעילות, הן אינן יציבות כמו החזון אך הן אמורות לשרת תכנית רב שנתית ולתת לכם אפשרות להביט מעבר לכאן ולעכשיו. לעומת זאת היעדים הם התחנות שמובילות למימושן של המטרות. עליהם להיות מדידים וברורים ונפרסים על פני גאנט העבודה.

שלב חמישי- בנו תכנית תקציבית

בסופו של דבר אם אנו רוצים להפוך חלום למציאות עלינו למצוא את הדרך לקיימו מבחינה כלכלית לאורך זמן. בשלב זה העלו על הכתב את כלל התשומות (ההוצאות) הנדרשות על מנת להפוך חזון למציאות. הבחינו בין הוצאות קבועות שאינן תלויות בהיקפי הפעילות לבין הוצאות משתנות.

בעת התכנון קחו בחשבון את הזמן הלוקח לקבל אישור ניהול תקין מרשם העמותות. את פרק הזמן הנדרש להשגת סעיף 46 לטובת תרומות ואת תקופת הוותק הנדרשת על מנת להתחיל ולקבל תקציב ממשלתי. לכל הפחות מדובר על שנתיים לפחות בין ההקמה ועד שתוכלו לראות כסף המגיע ממקורות ממשלתיים ומתורמים.

רעיונות גדולים ויפים התרסקו על קרקעת המציאות בשל מצוקה תקציבית ותזרימית. תכנון מקדים המכיר בסיכונים ובסיכויים המושתת על תחזיות ריאליות תוך הכרה במגבלות יאפשר לכם לעבור מחלומות לפעילות.

שלב שישי- הגדירו מדדי הצלחה

כיום תורמים ומשקיעים מחפשים תכניות עם היתכנות גבוה להצלחה. נגמרו הימים של צ'ק פתוח כנגד כוונות טובות . כיום כל ארגון המגייס תרומות, הפונה למכרזים ממשלתיים ומגייס שותפים צריך להציג תכנית אסטרטגית. תכנית המראה את האימפקט הרצוי, המבדילה בין תשומות לתפוקות ומראה איך שקל שנכנס מחולל את התפנית הרצויה . בעולם גיוס המשאבים של היום המשקיעים/תורמים שלכם רוצים לראות שכספם הצליח לחולל שינוי בעולם ולא התפוגג בסבל החלומות. חסכו מעצמכם תירוצים ובנו מדדים שעימם תוכלו לעמוד בגב זקוף מול תורמים ומשקיעים ולהיות גאים בעבודתכם.

למתקדמים אני ממליץ לקרוא את מדריך שיתופים לבניית מודל לוגי.

יוצאים לדרך חדשה? צרפו אליכם מנטור

רגע לפני שאתם יוצאים לכתיבת תכנית אסטרטגית שתתווה את הדרך להמשך, אל תהססו לבנות את נבחרת המנטורים והמנטוריות שלכם. זו שתעזור לכם לחשוב, להרחיב אופקים, ליצור את הקשרים הנכונים ולמנוע "שכר לימוד" מיותר. עם ניסיון של למעלה מעשור בתחום ניהול עמותות ומיזמים חברתיים, אשמח להעמיד מניסיוני ולעזור לכם לקחת רעיון ולהופכו לתוכנית אסטרטגית ישימה וברת קיימא.

“אם תרצו אין זו אגדה … אבל אם לא תרצו , כל מה שסיפרתי לכם הוא אגדה – ויישאר אגדה … החלום אינו שונה בהרבה מן המעשה, כמו שחושבים רבים. כל מעשיהם של בני האדם היו פעם חלומות” 

(בנימין זאב הרצל, אלטנוילנד).