בשם הפרודוקטיביות אני מאבד פעם אחר פעם את היכולת לזהות הזדמנויות ולהפריד בין עיקר לטפל. שיטוט קצר ברשתות מעלה שלא מדובר על בעיה אישית אלא על תופעה שמאפיינת עצמאים, שכירים ומנהלים כולם רודפים אחרי הזנב של עצמם.
אחת הטכניקות שאימצתי לעצמי כדי לצאת ממירוץ העכברים היא קביעת קבועי זמן המוקדשים לרפלקציה אישית ומקצועית. במסגרתה אני עוצר אחת לשבוע מהשטף, מתבונן, כותב ומקדיש זמן לחשיבה הצופה פני עתיד.
לאחר התמדה של שלוש שנים ולמעלה מ-150 סיכומים שבועיים מצאתי שהאינסטינקט שלי מגובה מחקרית. מחקר שפורסם ב-2022 ב- HBR מצא שלרפלקציה קבועה יש ערך להתפתחות אישית ומקצועית ולמעשה דווקא העצירה מעלה את הפרודוקטיביות.
להלן חמישה שלבים המתארים את השיטה אותה פיתחתי לביצוע רפלקציה אישית.
ייעוץ אסטרטגי #1: קבעו פגישה עם עצמכם
בספר "הרגלים אטומים" מאת ג'ימס קליר שעוסק גם בייעוץ אסטרטגי טוען המחבר שהרגלים קבועים הנמשכים לאורך זמן הם אלו ההופכים הצלחה רגעית לאופי מצליחני ומחושל. "You do not rise to the level of your goals. You fall to the level of your systems". כדי לבצע זאת בעולם מרובה משימות אין מנוס מאשר לשים פגישה עם עצמכם ביומן. שריינו אחת לשבוע שעה וחצי כזמן לרפלקציה אישית. אני אוהב את ימי שישי בבוקר המהווים עבורי זמן שקט להתבוננות על השבוע שחלף ולהגדרת מטרות לשבוע העתידי.
ייעוץ אסטרטגי #2: מצאו את השיטה הנוחה לכם
את הסיכומים שלי אני מנהל בתוכנת One-Note שמאפשרת לי לנהל רישום מסודר במתכונת שבועית, ובמקרה הצורך לחפש את התובנות על פי תגיות שהוספתי או תאריכים. לסרטוני הדרכה מועילים במיוחד על שימוש באפליקציה מוזמנים להכנס לסרטונים של טייגו פורטה.
ייעוץ אסטרטגי #3: מה שנמדד מנוהל
במציאות כאוטית ומרובת אילוצים מה שלא נמדד פשוט נדחק. לא כי הוא איננו חשוב אלא פשוט כי בשטף המאורעות קשה להפנות אליו את המשאב החשוב ביותר, זמן. הזמן הרפלקטיבי הוא הזדמנות להפנות את משאבי הזמן למקומות החשובים עבורכם. לפני שאתם מתחילים לכתוב מפו את האזורים בהם תרצו להתמקד וכתבו עליהם. שבוע אחרי שבוע. כמובן שאפשר לשנות את הנושאים למיקוד בהתאם לצרכים אך ראשי הפרקים יסייעו לכם למקד את הקשב. אני מחלק את הרפלקציה השבועית שלי לחמישה תתי נושאים קבועים:
א. נימה אישית – סקירה של עיקר אירועי השבוע ברמה האישית (משפחה / זוגיות / חברים).
ב. לקוחות – מהן הפעולות המרכזיות שביצעתי עבור כל לקוח. בנוסף אני מפרט בשורה או שתיים התרשמויות ותובנות שעלו לי מהמפגשים המשותפים. בחלק הזה אני תמיד מופתע מריבוי הפעולות שביצעתי לאורך השבוע. כך שגם שבועות שבתחילה נראים די שגרתיים, באמצעות הסקירה הבוחנת לקוח אחר לקוח, מתגלה עשייה ענפה.
לאדם ביקורתי כמוני יש בכך מוטיב הרגעה של תחושת "לא הספקתי כלום".
ג. התפתחות אישית – בחלק הזה אני סוקר בשורה אחת או שתיים פודקסטים, ספרים, מאמרים שנחשפתי אליהם ואני מעוניין למקד את התובנות שעלו לי מהם. לפעמים אני מסתפק בצירוף קישור. לאורך השבוע אני אוגר את המידע בקבוצת הוואטסאפ האישית שלי. הסיכום הוא הזדמנות טובה לעבור על הקישורים השונים ולשמור את הטובים והרלוונטיים ביותר בסיכום השבועי. כך הופכים הסיכומים למאגר משמעותי המרכיב את "המוח השני שלי". באמצעות כפתורי החיפוש אני יכול לשוב אליהם בשעת הצורך וכך יש לי את המידע שאני צריך גם לפרויקטים עתידיים.
ד. פיתוח עסקי – כאן אני מעלה את התובנות שהיו לי לגבי תמחור, הצעות מחיר ששלחתי והזדמנויות שנפתחו בפני. החלק הזה אהוב עלי במיוחד משום שהוא שם דגש הן על תחקור של אירועים פחות טובים (אי הצלחה במכירה, תמחור בחוסר) או של מפגשים ורעיונות שצצו לאורך השבוע. בדרך כלל אני מופתע מהתובנות הרבות שעוברות על ידי ויכולות להעלם בשטף החיים. בחלק זה אני מציל אותן משיכחה ולא פעם מעביר אותן למשימות לביצוע.
ה. שאלות פתוחות – מהמאמר שפורסם ב- HBR עולה שיש ערך לשאלות פתוחות המאפשרות מבט על סוגיות רוחביות החוצות פרויקטים מסוימים.
החוקרים מציעים להתמקד בשלוש שאלות פתוחות שמעודדות חשיבה יצירתית:
– מה הפתיע אותך השבוע?
– מה היה הכישלון של השבוע וממה הוא נבע?
– מתי חשבת תסכול ומה הגורמים לכך?
שלושת השאלות הללו, חוצות את החלוקה בין האישי למקצועי ומאפשרות התמודדות אישית עם דפוסי התנהגות המעצבים את חיינו.
ייעוץ אסטרטגי #4: זהו דפוסי חשיבה וחשפו חלופות חדשות באמצעות כלי AI
אחרי מספר חודשים של רפלקציה אישית המתקיימת בתדירות שבועית. הורידו את החומר שכתבתם ותנו לאחת מאפליקציות ה- AI לקרוא את התוכן שיצרתם. בקשו ממנה לזהות דפוסי חשיבה והתמודדות. בנוסף בקשו ממנה לתאר לכם מהם האתגרים המרכזים עימם אתם מתמודדים וכיצד ניתן להתמודד איתם. עבורי התשובות של ה- AI היו כמו פגישה עם מאמן מנטאלי שאפשר לי במהירות להתבונן על דפוסי החשיבה שלי ועל הדרכים לפתרונות. הרגשתי שה- AI מצליח לאפיין אותי בצורה מיטבית ומתוך כך לתת לי כלים לפתרונות נוספים.
ייעוץ אסטרטגי #5: עברו מרפלקציה לפעולה
רפלקציה היא כלי להתפתחות אישית אולם כמו כלים נוספים אם נשארים איתם בשלבי התיאוריה במקום לפתח הם יוצרים תסכול. לכן מומלץ מאוד לאחר הכתיבה לקרוא בשנית את כלל הדברים ולתמצת את המשימות שצריך לבצע על מנת לעבור משיקוף לביצוע.
לעיתים לא לכל מחשבה יש השלכה מעשית אפשר להשאיר אותה בגדר תובנה שצריכה להבשיל. השימוש ב-ONENOTE , מסייע לי לסמן בכוכבית משימות להמשך. וגם ליצור קובץ שמלקט את המשימות מכלל הסיכומים השבועיים. כך באופן אוטומטי נוצר לי מאגר של פעולות שלא קוטע את רצף הכתיבה הרפלקטיבית אלא מהווה מרחב מסייע.
ייעוץ אסטרטגי - סוד הקסם טמון בהתמדה
לסיכום, סוד הקסם הוא התמדה. לאחר מספר שבועות הרפלקציה הופכת מאפיזודה להרגל. עבורי הכתיבה מהווה רגע ייחודי של עצירה המאפשרת התבוננות וכתיבה פעילה של הסיפור האישי שלי. כזה המשלב בין הממד המקצועי לאישי ומראה את יחסי הגומלין בניהם.
בעידן בו לא ניתן לבצע הפרדה בין העולם הפנימי שלנו לעולם המקצועי, רפלקציה אישית מהווה כלי רב עוצמה המשלב בין ניקוי רעלים לבין כיול מתמיד של המצפן האישי והמקצועי. אלו ממכם הרוצים לצאת מהמירוץ מוזמנים לפנות אלי ויחד נוכל לבנות תוכנית רפלקטיבית שתסייע לכם לממש את המטרות והיעדים שהצבתם לעצמכם, אברהם אייזן, ייעוץ אסטרטגי.
