קחו אחריות ועברו ממעגל הדאגה למעגל ההשפעה
אנו חיים בעידן כאוטי רווי בשינויים ותהפוכות. אין יום שמהדורת החדשות לא מפתיע אותנו. מיסים, שינוי מדיניות בינ-לאומית, עליות מחירים ומבצעים צבאיים. רוב הידיעות הללו הן במרחב הדאגה שלנו אין לנו אפשרות להשפיע עליהן. לעומת זאת ישנם לא מעט דברים שהם במרחבי ההשפעה שלנו. החל מהאופן בו אנו מפרשים את המציאות ועד לפעולות הפרו-אקטיביות שאנו נוקטים כדי לשנות את מציאות חיינו. אם כן כפי שהציע המנטור סטיבן קובי ז"ל מקדו את כוחם במרחב ההשפעה שלכם.
תוכנית עבודה: התמקדו במנועי הצמיחה
תוכניות עבודה הן מורכבות ולכן חשוב לזהות את ראשית הצירים של התהליך. אני מציע להתמקד במנועי הצמיחה, כלומר במקומות בהם השקעת האנרגיות תוביל לשינוי הגדול ביותר. לא עוד גידול של אחוזים בודדים אלא שינוי תפיסתי / אסטרטגי שיחולל שינוי.
לעיתים אני פוגש ארגונים שעוסקים בטיוב תהליכים קיימים היכולים להוביל לשינוי קטן בתוצאות הארגוניות. בעוד שפיתוח של אפיקים חדשים לעשיה מונחים בקרן זווית. בדרך כלל זה נובע מתוך רצון להישאר במוכר ובבטוח ומהחשש לצאת מאזור הנוחות. המיקוד במנועי הצמיחה מחייב התבוננות לא היכן שקל אלא היכן שמשמעותי ושם לרכז את המאמץ.
חלקו את תוכנית העבודה לצעדים קטנים
תוכניות מורכבות מדי מובילות לא פעם לדחיינות. אנו מביטים בלוח המשימות ופשוט מחליטים לעבור למשהו יותר ממוקד, בתקווה שיגיע היום שיהיה לנו זמן לעסוק בדברים הגדולים. "ביולי יש ירידה בפעילות ונוכל להתעסק באסטרטגיה". אגלה לכם סוד תמיד צצים דברים חדשים ואותה ירידה מיוחלת לא מגיעה לעולם. אם נכניס לכך את החשש מגודל המשימה והרי לכם תוכנית שלא תתפתח לעולם.
לכן קחו את תוכנית העבודה וחלקו אותה למשימות קטנות (Baby Steps). כאלו שגם יאפשרו לכם לחוש התקדמות ולשחרר דופמין וגם יסייעו בהקטנת החרדה מגודל המשימה.
תוכניות עבודה: שתפו הצלחות
המעבר מתוכנית כתובה לביצוע הוא תהליך קשה וסיזיפי המרובה בעליות ומורדות. לכן חשוב לזהות את נקודות ההצלחה ולשתף עם שאר חברי הצוות כאשר מחוללים אותם. בעבודה עם צוותים שונים גיליתי שמעבר משותף על גיליון אקסל / MONDY בו רשומות המשימות שבוצעו עם התובנות שעלו, מסייעת ליצירת תחושת שותפות. מעלה את תחושת ההישג ומדרבנת לעשיה גם של אלו שמתמהמהים.
בנוסף אפשר להגדיר "חבר למסע" אותו אתם משתפים בהתקדמות ובהתלבטויות לאורך הדרך. תוכלו לפתוח קבוצת וואטס אפ ייעודית לעדכונים ובכך להרגיש שאתם מתמודדים יחד עם האתגר.
תוכניות עבודה: צרו שגרות
הדחוף תמיד ידחוק את החשוב ולכן כדי לעסוק בדברים החשובים צריך לתת להם מקום ביומן ולא להשאירם ליד המקרה. הקדשת הזמן צריכה להתקיים גם ברמה הפרטנית לביצוע משימות שלקחתם על עצמכם וגם ברמה הציוותית המאפשרת לכם לחלוק את המידע, לבצע סיעור מוחות ולקדם ביחד את המטרות המשותפות.
כדי לעמוד בכך קבעו משבצות זמן ברורות ותנו להם כותרת ברורה "זמן לתכנון" / "פורום אסטרטגיה" וכו'. זהו זמן משמעותי שלכם עם עצמכם או עם הצוות. לכן אל תמסמסו אותו במינהלות או במשימות דחופות. בנוסף הקפידו על ביצוע המפגשים גם אם אין התקדמות מרשימה, לעצמם המפגש ישנו חשיבות להאצת התהליכים ולדיוק רמת המחויבות המשותפת.
תוכניות עבודה: הרחיבו מעגלים
לעיתים הצוות הקבוע כבר מכיר את דפוסי החשיבה של החברים בו. הדבר מוביל להתקבעות מחשבתית, הדברים חוזרים על עצמם וכל אחד מהמשתתפים כבר משלים את המשפטים של שאר חברי הצוות. זה אולי מצחיק בהתחלה אך זהו תהליך שמוביל להתקבעות מסוכנת. לכן חשוב להרחיב את מעגלי השיח באמצעות צירוף של אנשים נוספים לחשיבה. לדוגמא: מקבל שירות שיכול לדבר על חווית הלקוח, שותף שעימו מתקיים שיתוף פעולה, מנהל ביניים שאינו חלק מהפורום בדרך כלל ועוד. הרחבת נקודת המבט תאפשר ריענון של השיח והוספה של פרספקטיבות הנעדרות מהדיון הקבוע.
לאחרונה בחנתי שיתוף פעולה עם יועצת מתחום משיק. לקראת הפגישה הכנתי מצגת המסבירה על המודל העיסקי שלי ועל האתגרים שעומדים בפני. לפתע תהליך ההכנה אפשר לי לשאול שאלות חדשות, למקד ולדייק נתונים. כשנפגשנו השאלות החדשות שהיא העלתה פתחו בפני עולם של אפשרויות שכלל לא ראיתי, כי פשוט כבר התרגלתי לתת תשובות קבועות לשאלות קבועות. המבט החדש היה לא רק מרענן אלא מחולל של שינוי תפיסתי.
"המסע האמיתי אינו בהגעה למחוזות חדשים, אלא באימוץ נקודת מבט חדשה" פרואסט
תוכנית אסטרטגית, גלו נחישות והתמדה
תקיעות והתקלות בחסמים היא חלק בלתי נפרד מכל תהליך של שינוי. הימנעו ממילים כמו "ניסנו", "זה לא עבד", "אנחנו כבר למודי ניסיון". בחנו מדוע הדברים לא עבדו וזכרו כל העת את אחוזי ההמרה שלכם בכל תחום. לדוגמא אתם מחפשים שותפים / תורמים זיכרו שאחוזי ההמרה הם 1:10 במקרה הטוב, לכן אם לא הגעתם ל-10 פגישות אל תתמרמרו שאין לכם שום תוצאה, פשוט לא צברתם מספיק ניסיונות.
לאחרונה קיבלתי השראה רבה מספריו של יובל אברמוביץ' המראה כיצד נחישות והתמדה הובילו אותו להפוך חלומות שנראו תלושים מהמציאות לעסקים פורחים. פעם אחר פעם הוא מראה איך נחישות והתמדה יצרו את ההבדל בין יזמים של שבת (כאלו שמדברים שולחן שישי על תוכניותיהם ובמוצ"ש כבר שוכחים מהם) לבין יזמים המשפשפים סוליות ומחוללים שינוי.
תכנון אסטרטגי - בחנו את התהליך ותהנו מהדרך
לסיכום, בחנו את התהליך מרעיון לביצוע ובצעו רפלקציה אישית וקבוצתית. כך שמלבד ההתקדמות למימוש התוכנית תוכלו למפות את תהליכי החשיבה האישיים והצוותים. בכך תוכלו לטייב את התהליכים ולהימצא בתהליך של השתפרות מתמדת. השתפרות מעין זו חושבה לא פחות מהשגת המטרות, היא מאפשרת לכם לרכוש הרגלים, לטייב תהליכים ולהמצא בתהליך שת התקדמות מתמדת להשגת מטרותיכם.
כדי לבצע תהליך מיטבי אני מזמין אתכם ליצור קשר ויחד נצא יחד למסע משותף בו נעבור מהמצגת ליישום בשטח – להתראות בקרוב! אברהם אייזן, ייעוץ אסטרטגי.
