פיתוח שותפויות וגיוס משאבים הם אחד מתחומי הליבה של תפקיד המנכ"ל.ית במגזר השלישי. כמו שנאמר "אם אין לחם אין תורה", ברור לכל שלא ניתן לקדם אג'נדה ולספק שירותים ללא משאבים. יחד עם זאת בארגונים רבים הדחוף דוחק את החשוב וגיוס המשאבים נעשה על הדרך או בפיקים חיצוניים (גרעון מצטבר, צורך בפיתוח תוכנית שעלתה על שרטון) ולא כחלק מתוכנית סדורה. בפוסט הבא אתן צ'ק ליסט קצר שיסייע בבניית תוכנית הבונה תשתיות ולא רק מכבה שריפות. כזו ההופכת את גיוס המשאבים ממטלה לנכס אסטרטגי.
גיוס משאבים: #1 דייקו את הלמה
השאלה הראשונה היא שאלה קיומית-אסטרטגית, למה אנחנו פועלים? באמצעות שאלת עומק זו תוכלו לברר לעצמכם מהי המטרה שלשמה הוקם הארגון ואיזה סוג של שינוי אתם מקדמים בעולמם.
למרות שבמבט שטחי זו נראת שאלה קלה, "ברור אנחנו כבר פועלים עשר שנים ואנחנו עושים המון פעילויות". אולם אן קצת מעמיקים ושואלים מדוע מבצעים את הפעולות? מגלים תוספות שנדבקו לאורך השנים, אינרציה וניצול הזדמנויות שלא תמיד מתיישבים עם המטרות הראשוניות שלשמן התכנסו. כדי לפתוח את הראש אני ממליץ מאוד לראות את הסרטון של סימון סינק, להתחיל עם למה.
גיוס משאבים לעמותות: #2 גבשו תמונת עתיד
אחרי שהבנו מדוע אנו פועלים, עוברים לשלב הדימיון ומדמיינים את תמונת העתיד אליה אנו חותרים. כדאי לחלק אותה לשניים: תמונת העתיד של המוטבים ותמונת העתיד של הארגון.
נסו לרדת לפרטים וממש לדמיין את סדר היום, את המשרדים / מרחבי הפעילות ואת צורת ההפעלה. ככל שתכניסו יותר צבע ורגש כך התמונה תהייה עבורכם יותר בהירה ולרלוונטית. זכרו, בסופו של דבר אנשים תורמים לסיפורים לא לגרפים ולמצגות.
גיוס משאבים: #3 צרו רשימת פרויקטים במיקוד
עכשיו שיש לכם למה ברור ותמונת עתיד בהירה, אתם יכולים להתחיל לצעוד ולבחור את נתיבי ההגשמה בהם תצעדו. הפעולות שבאמצעותם תהפכו את הלמה האמורפי למציאות חדה וברורה. רשימה זו למיקוד תסייע לכם להפריד בין עיקר לטפל ובעיקר לזהות מי הם השותפים הפוטנציאלים שיצטרפו אליכם למסע.
גיוס משאבים: #4 הכינו רשימת שותפים פוטנציאלים
דמיינו טרק משותף, לא כולם אוהבים את אותם טיולים וזה בסדר. אולם לקחת איש אתגרים לטיול משפחות כבר יוצר תסכול משותף וחוסר הלימה. זה בדיוק מה שקורה כאשר בוחרים שותפים לא מתאימים לצעידה משותפת בנתיבי הפעולות מהסעיף הקודם. לכן רישמו מי הם השותפים האידיאלים לכל פרוייקט:
משרדי ממשלה, עיריות, תורמים פרטיים וקרנות. כל אחד מהם עובד שונה ומתאמים לנתיב אחר, לכן חשוב לדייק. אם אינכם יודעים מהן ההעדפות של השותף האידיאלי, רישמו לעצמכם רשימת שאלות שבה תתמקדו במחקר הרקע (צפיה באתר, בחינת קולות קוראים קודמים, שיח עם קולגות ובחינת התבטאויות ומאמרי דעה של השותפים הפוטנציאלים).
מפו את בעלי העניין ואת הדרך להגיע אליהם
עתה שיש בידכם רשימה של פעולות עתידיות ובעלי עניין רלוונטיים (אני אוהב לעבוד עם מפות חשיבה באמצעות MINDMAP). חישבו איך אתם מגיעים אליהם לשיחה פתוחה של בחינת שיתופי פעולה.
הסתייעו בחברים / מכרים משותפים שייסעו לכם להתחבר. בשלב זה תוכלו להסתייע בחברי הוועד המנהל, במעגלי החברים שלכם (כן כן יוסי מי"ב 5 ונורית קצינת הקליעה וירון התואר), אנשים אוהבים לעזור לאנשים. וכוחם של הקשרים החלשים בא ליידי ביטוי בדיוק ברגעים האלו.
גיוס משאבים: #5 קבעו פגישות
יחסים מבוססים על היכרות ופגישות. אחרי שיש לכם את הרשימה המיוחלת עליכם לפנות זמן למפגשים אישיים המוכוונים להיכרות ובניית אמון. בואו סקרנים ולא חדורי מטרה. אף אחד לא אוהב שרואים אותו ככלי למימוש מאווים.
אני אוהב לבוא לפגישות עם רשימת הוויות שמגדירה את התדר שלי לפגישה. לפגישות עם שותפים פוטנציאלים אני מגיע עם סקרנות ולב פתוח. הללו מסייעים לי לשמוע, לשאול שאלות ולא לדחוף בכוח את האינטרסים שלי.
תנו לשיחה לזרום והמעיטו בכתיבת רשימות (את זה תעשו בסוף) הקפידו על יצירת קשר עין ויצירת מרחב מאפשר. הרגישו את בן שיחתכם ונסו לראות מה מעניין אותו ומהם השאלות שחשוב לו לקבל עליהם מידע. הכי חשוב להימנע מתחושה של הקראת דף מסרים שהוכן מראש והצפה במספרים. לרוב אם יש עניין את הנתונים היבשים תתבקשו לשלוח בצורה מסודרת לאחר הפגישה.
גיוס משאבים: #6 צרו מערכת של פולו-אפ
נהלו EXCEL\MONDAY\ONENOTE\CRM עם תיעוד הפגישות שקיימתם. מה נאמר בהם מי השתתף בהם ומה הפעולות שצריך לבצע לאחריהם. אם הגעתם עד לכאן יהיה חבל מאוד ששכחתם לשלוח את כלל החומרים שהתבקשתם או לחזור עם תשובה לשאלות שנשאלתם.
כאן כדאי להסתייע בעוזר.ת אישית / מנהלת גיוס משאבים וכו', בקיצור עוד עין שתסייע לכם להיות על הדברים.
גיוס משאבים: #7 בנו תוכנית שנתית
אחרי שהבנתם מי הם השותפים הפוטנציאלים העלו על לוח השנה את לוחות הזמנים לכל הגשה. וודאו שאתם רושמים: מתי נפתח הקול קורא, מהם השלבים השונים שיש לעבור ומה יש להגיש בכל שלב. משום שמדובר בפרטים רבים נהלו קובץ מסודר של התאריכים ובעלי התפקידים הלוקחים אחריות על כל שלב. סמנו תזכורות ביומן וודואו שמי שאמון על המשימה יודע מה עליו לעשות (לרבות חתימת העורך דין והצהרת רואה החשבון בנספח ו' למטה).
גיוס משאבים: #8 הגישו בקשות
השלב האחרון הוא ההגשה הרשמית. הבנתם מה שרבים עושים בשעת לילה מאוחרת כשלב ראשון (ראיתי קול קורא והגשתי) הוא למעשה השלב האחרון. שלב בו מחליטים לעבור לפעולה ישירה ולקדם הגשה ספציפית.
חלקו את ההגשה לשני חלקים: החלק התוכני- מהות ההצעה והתקציב. החלק הטכני- מסמכים נלווים הכוללים חתימות ואישורים שונים.
בנו לוחות זמנים מוגדרים וקחו טווחי בטיחות (הכל לוקח זמן, ובלי החתימה במקום הנכון או אישור ביטוי בהיקפים הנדרשים ההצעה תיפסל). רבים נופלים בטכני גם כאן קריטי שתהייה עין נוספת שתבחן כל עמוד ועמוד.
גיוס משאבים לעמותות: #9 קחו לכם מלווה לדרך
הדרך ארוכה ומפותלת וקשה להתמיד בה לאורך זמן, גם אם יודעים את כל השלבים (ממש כמו בשמירה על כושר ותזונה נכונה). כאן אנחנו נכנסים לתמונה כדי לסייע, ללוות ולהעלות את אחוזי ההצלחה בצורה דרמטית. מוזמנים ליצור קשר ולצרף אותנו למסע המשותף שלכם.
גיוס משאבים לעמותות: #10 אל תשכחו לתחזק
לאחר הצלחה בגיוס ישנה נטייה להעלם ואז להיזכר רגע לפני סיום הפרוייקט בקשר שנזנח. כפי שאמרנו מדובר בשותפות ולא במערכת יחסים חד צדדית של נותן ומקבל. לכן ישנה חשיבות רבה לשמור את המשקיעים / תורמים / שותפים בקשר. שלחו ניוז-לטר / מייל עדכון, התקשרו לשאול מה קורה וקבעו פגישות תקופתיות לעדכון והתייעצות.
גם מערכות יחסים יציבות המבוססות על אמון וערכים משותפים צריכות תחזוקה ותשומת לב. פנו להן זמן וראו אותן כחלק בלתי נפרד מתפקידכם.
לסיום, כפי שניתן לראות מדובר על תהליך גם לאחר כל השלבים אחוזי ההצלחה לא תמיד תלויים בכם. ככל שתגיעו ממוקדים וברורים יותר המאמצים שלכם יישאו פרי. אם ללא הכנה אחוזי ההצלחה הם מזעריים הכנה נכונה יכולה לעלות אתכם דרמטית ולצמצם את הפער בין השקעה לתמורה.
