כדי להימנע מתוכניות עבודה שנשארות רק על הנייר, חשוב להפוך אותן ממטלה להזדמנות לשיח, למפגש וליצירת חיבור בין מחלקות הארגון. כדי שהחיבור יהיה אמיתי מומלץ לבנות את כתיבת התוכניות כתהליך בן שלושה שלבים.
1. מפגש התנעה – הצגת הרציונל – חיבור לחזון הארגוני ולתמונת העתיד אליה שואפים יחד. סיכום השנה בצורה חווייתית והצבת מטרות ארגוניות ואישיות לשנת העבודה שבפתח. כדי שהיום לא יהיה הרצאתי ומשמים, שלבו בין בתוכו שיח בין מחלקות / מנהלים שונים, אפשרות לשיתוף של הצלחות / אתגרים ולסיום אל תשכחו חילוץ ידע.
2. עבודה אישית וקבוצתית – לאחר שהצבנו את המסגרת המושגית והערכית של הפעולה. ניתן להעמיק ולעבור לכתיבת תוכניות העבודה. שלבו בין עבודה אישית (כל מנהל ומנהלת היושב בעצמו לטובת כתיבה) לבין מעברים הכרחים הדורשים שיח ושיתוף פעולה. לדוגמא דיוק התקציב עם מנהל הכספים הארגוני, מעבר על כוח האדם יחד עם משאבי אנוש על מנת לזהות צרכים בגיוס\השתלמות מקצועית\בעיות מיוחדות הדורשות התייחסות. השילוב בין האישי לקבוצתי יאפשר לכתיבת התוכניות להוות הזדמנות מובנת לשיח, לשיתוף ידע ועבודה משותפת.
3. סיכום והצגת תוצרים – עד כה השוקעה עבודה רבה הכוללת חשיבה וכתיבה. אף אחד לא אוהב לכתוב דברים למגירה. דן אריאלי הראה באחד ממחקריו ששתי קבוצות שקיבלו אותו תגמול הגיעו לביצועים שונים. כאשר קבוצה אחת התוצרים שלה נזרקו לפח בעוד השנייה קיבלה הנכחה על פעולותיה. כלומר הצגת התוצרים יוצרת גם תרבות של שיתוף וחיבור וגם מגבירה מוטיבציה.
במפגש תנו לאנשים להציג את המטרות והיעדים ולא פחות מכך לתת תובנות על התהליך (מה היה להם מאתגר והיכן הם הסתייעו בחברי צוות). המפגש המסכם צריך להיות חגיגי ושמח ובכך להראות לכלל העוסקים במלאכה שאנו חוגגים את העבודה המשותפת, ובכוחות מחודשים יוצאים לעוד שנת עבודה משותפת.