מאת:
אברהם אייזן – בעל תואר מוסמך במדיניות ציבורית מהאוניברסיטה העברית. בוגר בית הספר תפנית בייעוץ ארגוני. בעל 15 שנות ניסיון בניהול והובלת פרויקטים חוצי מגזרים
בעוד שעיקר מימון הפעילות מגיע ממכירת שירותים (34%) ומתמיכות והקצבות ממשלתיות (52%).
הלקוחות המרכזים הרוכשים שירותים מארגוני מארגוני מגזר שלישי הם גופים המחוייבים בחוק חובת המכרזים. כדוגמת: משרדי הממשלה, רשויות מקומיות, מוסדות לאומיים (קק"ל), תאגידים עירוניים ומממשלתיים ועוד. על מנת לבצע רכש (למעט חריגים) מחויבים גופים אלו לבצע תהליך של יציאה למרכז המאפשר לארגונים שונים לגשת ולהציע את שירותיהם, בהתאם לקריטריונים שהוגדרו.
מידי שנה מתפרסמים אלפי מכרזים בהיקף כולל של מיליארדי שקלים בשנה, המאפשרים לארגונים לבצע פעילות ולקבל עליה תשלום מלא ששכרו בצידו. בנוסף בשונה מתרומות מחו"ל התלויות בשער הדולר התמורה מגיעה בשקלים והיא יציבה לכל אורך קיומו של התקציב המיועד למימונה.
למרות ההזדמנות ארגונים רבים נמנעים לגשת להליכי מכרז. משום שבמבט ראשון הם מפחידים וכוללים עשרות עד מאות עמודים של הנחיות ותתי סעיפים. הכתובים בשפה משפטית שלרבים יוצרת סחרחורת. לאורך השנים בהם אני מייעץ נתקלתי במנכ"לים שפשוט נשברים כבר בשלב פתיחת הקובץ. החששות מביאים אותם להעלות אינ-ספור טיעונים. "המכרז מכור", "הוא לא ישים" ועוד ועוד תירוצים הנובעים לא פעם מחשש מההליך המסורבל. אולם כמו בהיבטים רבים הקשורים לשירות הממשלתי הכרת ההליך ואופני ההגשה מאפשרת הורדת חסמים ומעבר מרעיון לזכייה בפועל.
בפוסט הבא אלווה אתכם יד ביד בנתיבי המכרז מאיתורו ועד לזכייה המיוחלת.
מידי שנה מתפרסמים אלפי מכרזים הפרוסים במאות אתרי אינטרנט שונים. לכן מומלץ להירשם לאתר, יפעת מכרזים. האתר בתשלום אבל הוא שווה כל שקל. כבר בשלב ההרשמה תוכלו למקד את מנוע החיפוש בתתי התחומים בהם תוכלו לספק שירותים.
במידה ואינכם מנויים צפויה לכם דרך חתחתים במציאות המכרזים הרלוונטיים עבורכם, מקום טוב להתחיל בו הוא אתר הרכש הממשלתי, המאגד את כלל המכרזים של מדינת ישראל (ללא משרד הביטחון). בנוסף אם אתם עובדים ברשות מקומית מסוימת הכנסו לאתר שלה חפשו את מדור המכרזים וההתקשרויות ושם תוכלו לראות את הפרסומים של המכרזים האחרונים המחכים לכם.
לפני שמתחילים לעבוד על פרטי ההגשה, קראו את תנאי הסף וודאו שאתם עומדים בהם. בשונה מקולות קוראים של קרנות פילנתרופיות, עולם המכרזים מבוסס על האותיות הקטנות המגדירות את הקריטריונים. במכרזים אין מקום לעיגולי פינות, הלשכות המשפטיות של הגופים המפרסמים חייבות לוודא שכל המציעים עומדים בתנאי הסף. לכן אם הוגדרו 24 חודשי ניסיון ויש לכם רק 23 אתם תפסלו תחת הטענה שאינכם עומדים בתנאי הסף.
חשוב לדעת שהקריטריון הוא הכלי המרכזי ליצירת סטנדרט מקצועי מבלי להסתכן בתביעה מנהלית. בה אחד הצדדים המפסידים יטען שהוא הופלה על רקע שיקולים לא מקצועיים. מלבד ההיבט המקצועי תנאי הסף הם פעמים רבות ההזדמנות של הדרג הפוליטי להכניס את אנשי שלומם באמצעות הצבת קריטריונים "מקצועיים" המעצבים את זהותו של הזוכה במכרז.
לאחרונה נתקלתי במכרז של עיריית אריאל המחפש גוף שיסייע לעירייה בגיוס תרומות. תחת תנאי הסף הוגדרו שני תנאים שלעשה הכתיבו למי מיועד המכרז. האחד, הגוף חייב להיות מלכ"ר. השני, במטרות הגוף מוגדרת המטרה המאוד ספיצפית – תמיכה וסיוע לתושבי אריאל. בקיצור קודם נעצו את החץ ורק אחר כך סימנו את המטרה.
קריאה נכונה של תנאי הסף תעזור לכם להבין האם אתם בכלל יכולים להשתתף במכרז ויותר חשוב מכך האם מתקיימת תחרות הוגנת או שמא ההלייך המכרזי מהווה רק כסות מנהלתית – משפטית להחלטה שכבר נקבעה.
למרות הדימוי שמכרזים ממשלתיים ועירוניים הם עסק מכור, תופתעו לגלות שפעמים רבות מדובר על הליך הוגן שמאפשר לעמותות ובעלי עסקים להציע את מרכולתם ואף לזכות. לאחר שראיתם שאתם בכלל יכולים לגשת ולא תידחו על הסף, תעברו לשלב הבא הכרת תכולת המכרז.
תכולת המכרז מאגדת את מכלול השירותים שתדרשו לספק. התכולה מאופיינת בפירוט רב וכוללת תיאור של השירות המבוקש, מי רשאי לספק אותו, היכן וכמה. חשוב לדעת שבשנים האחרונות משרדי הממשלה עובדים עם משרדי בקרה חיצוניים הבודקים מידי חודש בחודשו את מידת עמידתם של הספקים בתנאי המכרז המקוריים.
לדוגמא אם במכרז כתוב שהפעילות תתקיים בימי ראשון בשעות הבוקר. אתם לא יכולים לבצע אותה ביום שני בערב. חריגה שכזו תוביל בשלב הראשון לעצירת הכספים ובשלב השני לפסילת ההתקשרות. אין אישורים בדיעבד, שימו לב שאתם תמיד צועדים על פי ההגדרות של המכרז ושכל שינוי מקבל אישור מראש ובכתב על ידי הגוף המזמין.
העמידה הדקדקנית בביצוע תכולת המכרז שונה מהותית מעבודה עם קרנות פילנתרופיות, הרגילות לשיח גמיש בו העמותה מסבירה למה בשל התפתחויות בשטח הפעילות שונתה והרכזים הייעודים הוחלפו וכן הלאה. במכרזים המציאות היא הרבה יותר שחור ולבן, הבקר שמגיע אינו אין מקצוע בתחום הוא מגיע עם צ'ק ליסט ובודק אם עמדתם או לא עמדתם בתנאים. ברגע שהדו"ח מגלה פערים מהותיים הכספים המיועדים מוקפאים ואתם יכולים לחכות לוועדת חריגים חודשים ארוכים, לעיתים השינוי אינו בסמכותו של חשב המשרד ויש לחכות לדיון אצל החשב הכללי באוצר. ארגון שליוותי חיכה כמעט שנה משלב גילוי החריגה ועד שהוא קיבל החרגה והכספים הועברו לחשבונו.
לעיתים תכולת המכרז כוללת גם את עלויות המקסימום לרכיבים המבוקשים. שימו לב שלא ניתן להגיש הצעה בעלות הגבוה מהעלות המוקצת. הציפיה של מפרסם המכרז היא שהמחיר שיינתן על ידי הספק יהיה נמוך מהמחירים הנקובים. כלומר בגוף המכרז כבר רשום לכם טווח הרווחיות. זה השלב שבו כדאי מאוד להכין טבלת עלויות ישירות ועקיפות ולהבין את מידת הכדאיות הכלכלית.
שוב בשונה מהגשה לקרנות פילנתרופיות, אין כאן מקום להעמסות בין סעיפים. מפרסם המכרז רוצה לקבל מוצר (תכולת המכרז) במחיר מסוים. התשלום הוא רק עבור התפוקות, העלויות של התשומות מאחורי הקלעים פחות מעניינות אותו, ולכן העלות האמיתית אינה מטרידה אותו הוא מעוניין לקבל מוצר ולשלם עליו כמה שפחות.
לצערי, בשלב זה אני רואה טעויות רבות הקשורות בתמחור חסר שלא מתחשב בעלויות נלוות. לדוגמא העדר חישוב של תוספת מע"מ על שירותים שנקניים מגוף שאינו עמותה, עלות מעביד שחושבה בחסר, עלויות נלוות של נסיעות וכו'. במכרזים בהם התמורה ניתנת על בסיס מספר המשתתפים אחת הטעויות הנפוצות הן העדר חישוב של השתנות מספר המשתתפים. כלומר מחשבים את ההכנסות לפי מספר התקנים במכרז ולא לפי המציאות בפועל. כך בחודשים שהם ישנו ניצול שאינו מלא הספק עובר מרווח להפסד.
ידוע שהאקסל סובל הכל ואפשר לשנות מספרים אך במציאות תמיד העלות בפועל גבוה יותר. מי שלא ישאיר לעצמו שוליים עתיד לממן את המכרז מכיסו.
מלבד ההתחייבויות הישירות בדבר אספקה של תכולת המכרז, כאשר אתם נכנסים להתקשרות עם גוף ממשלתי אתם מתחייבים לשורה ארוכה של התחייבויות מבניות. כלומר, עמידה בתנאי העסקה (שכר מינימום, העסקה של עובדים זרים), סודיות מקצועית, ביטוח ופרטיות. שימו לב שבתחומי הפרטיות ושמירה על המידע ישנם שינויים משמעותיים ברגולציה. לעיתים על מנת לעמוד בתנאי החוק תדרשו לבצע שינויים משמעותיים באופני אחסנת המידע והגישה אליו. כיום דרישות הבסיס מצריכות עמידה בתנאי חוק הגנת הפרטיות. העמידה בתנאים אינה אינטואיטיבית והיא מצריכה הסתייעות בבעל מקצוע משלב איתור הליקויים ועד למציאת הפתרונות הרלוונטיים שיסיעו לכם לעמוד בתנאי הסף.
